Waldruh St. Katharinen: Virtueller Rundgang und digitale Baumauswahl – Vorstellungskraft trotz geografischer Entfernung ermöglichen

Vor der Einführung der Smart Services gab es kein digitales Äquivalent zur heutigen Lösung. Der Ruhewald wurde durch herkömmliche Fotos und Impressionen vom Gelände repräsentiert. Es existierte keine Möglichkeit Baumplätze online auszuwählen, stattdessen erhielten Interessenten, welche sich selbstständig auf dem Gelände orientieren wollten, individuell vorbereitete Karten und Fotos, auf denen bestimmte Bäume und Wege eingezeichnet wurden.

Die Notwendigkeit zur Veränderung entstand vor allem aus dem Wunsch, den Bestattungswald auch digital erlebbar zu machen. Die erste Idee war ein Rundgang per Video anzubieten. Durch Beratungsgespräche mit einem externen Fotografen kam der Impuls zur Entwicklung einer interaktiven Lösung. So entstand der virtuelle Rundgang, der den Besuchern eine repräsentative Auswahl an Bäumen zeigt, ohne dass man vor Ort sein muss. Dies sollte vor allem für weiter entfernt lebende Interessenten nützlich sein, da diese nicht mehr ausschließlich Fotos, individuell erstellten Karten und vor Ort Termine angewiesen sind.

Der Auslöser für diese Entwicklung war also nicht ein konkretes Problem, sondern das Bestreben, mit der Zeit zu gehen und innovative Dienstleistungen anzubieten. Die Idee zur Darstellung eines virtuellen Rundgangs seitens des externen Fotografens ergänzte das parallel verlaufende Vorhaben der Waldruh St. Katharinen eine Online-Baumauswahl zu entwickeln. Ein interner IT-Spezialist sowie Grafiker halfen bei der technischen Umsetzung und Gestaltung. Aktuell arbeitet die Waldruh St. Katharinen daran, das System so anzupassen, dass Mitarbeiter selbstständig Bäume im System aktualisieren können, ohne externe Unterstützung in Anspruch nehmen zu müssen.

Die Einführung der Smart Services erforderte mehrere wichtige Schritte. Zunächst musste vor Ort eine Auswahl repräsentativer Bäume unterschiedlicher Preis- und Beschaffenheitsklassen sowie die Erfassung markanter Geländepunkte getroffen werden, die für den virtuellen Rundgang und die Online-Baumauswahl geeignet sind. Diese Arbeit wurde von der Waldruh-Leitung in Zusammenarbeit mit dem Fotografen und dem internen IT-Spezialisten durchgeführt. Das Design der Infoboxen, die bei der Baumauswahl angezeigt werden, sowie die Schnittstelle, über die die Informationen in Form von Auswahl- und Kontaktformularen an die Verwaltung übermittelt werden, waren ebenfalls entscheidende Punkte der Entwicklung.

Die Integration der virtuellen Schnittstellen erfolgte 2018 und dauerte insgesamt etwa ein halbes Jahr. Die entstandenen Kosten für Fotograf, IT-Spezialist und Grafiker beliefen sich auf rund 4000 €, hinzu kamen die interne Arbeitsbelastung der Waldruh-Leitung.

Technisch durchgeführt wurde der virtuelle Rundgang mittels 360-Grad-Kameras, die Panoramafotos als Grundlage für beide Projekte erstellen. Diese Fotos wurden mit einer digitalen Karte verknüpft, sodass Interessenten frei durch den Ruhewald navigieren können. Die technische Lösung wurde so angepasst, dass die Verwaltung den Rundgang und die Baumauswahl über das Internet aktualisieren kann.

Seit der Einführung 2018 hat sich das digitale Angebot stetig weiterentwickelt. Die Überarbeitung der Systeme im Jahr 2024 bringt weitere Verbesserungen, wie eine vereinfachte Verwaltung der Bäume durch die Waldruh-Leitung. Der virtuelle Rundgang kommt bei den Kunden sehr gut an, da er einen realistischen Eindruck der örtlichen Gegebenheit vermittelt. Dennoch wird die Online-Baumauswahl zwar seitens potenzieller Kunden wahrgenommen, jedoch bisher selten final für tatsächliche Buchungen genutzt. Grund hierfür ist meist der Kundenwunsch nach einer persönlichen Beratung vor Ort bei einem emotional belasteten Auswahl- und Entscheidungsprozess.

Ein wichtiger Aspekt des Angebots ist, dass nicht alle verfügbaren Bäume abgebildet werden. Stattdessen zeigt die Waldruh St. Katharinen eine repräsentative Auswahl, um die Kunden nicht mit einem Überangebot an Informationen zu überfordern. Das spart Zeit und macht die Nutzung des Services übersichtlicher.

Zu den Vorteilen des Unternehmens zählt, dass der Erstkontakt nun anschaulicher gestaltet werden kann, da die Kunden sich online informieren können, bevor sie vor Ort erscheinen.

In der Retrospektive würde die Waldruh St. Katharinen das Angebot des Smart Services noch klarer in den Vordergrund stellen und für die Zielgruppe intuitiv bedienbarer gestalten. Es ist jedoch schwierig, die Bedürfnisse der Kunden im Detail zu erfassen, da die Nutzung der digitalen Services oft auf eine Vorab-Information beschränkt bleibt.

Die Waldruh sieht die digitale Transformation als wichtigen Schritt in die Zukunft. Zu den nächsten Zielen gehört das Erstellen einer Navigationsfunktion, sodass Kunden eigenständig vor Ort im Wald zu den entsprechenden Bäumen finden ohne gedruckte Karten mit individuell eingezeichneten Routen benötigen. Die Herausforderung besteht jedoch in der unzureichenden Netzabdeckung im Wald, was eine einfache technische Umsetzung erschwert.

Zusammenfassend ist die Waldruh St. Katharinen mit der Einführung der Smart Services einen wichtigen Schritt in Richtung Digitalisierung gegangen. Obwohl die Nutzung der Online-Baumauswahl hinter den Erwartungen einer finalen digitalen Kaufabwicklung zurückblieb, hat sich die Veränderung allein aus Informationszwecken gelohnt. Der Bestattungswald ist damit zeitgemäß aufgestellt und gut gerüstet für zukünftig zunehmenden Nachfragen und steigenden Kundenanforderungen.