Gästehaus am Wasserpark

Ziel des Gästehauses ist es, operative Hotelstandards so weit wie möglich zu automatisieren, manuelle Doppelarbeiten zu vermeiden und trotzdem den persönlichen Kern der Gastfreundschaft zu bewahren. Digitale Tools sollen Abläufe skalierbar und rechtssicher machen – vom Check-in über die Kassenprozesse bis hin zur Dienstplanung –, ohne dass der zwischenmenschliche Kontakt leidet. So wird der Weg bereitet, mehrere Häuser parallel zu managen, ohne dass Qualität und Persönlichkeit auf der Strecke bleiben.

• Papier & manuelle Routinen:
  Wie in vielen kleinen Häusern waren die Prozesse historisch gewachsen: handschriftlich ausgefüllte Meldescheine, ausgedruckte Buchungen und Listen, händische Notizen. Das führte zu einem hohen Aufwand, zu Fehlerquellen und zu einem erhöhten Risiko von Überbuchungen. Gleichzeitig ging viel Zeit für die Pflege von Papierunterlagen und deren Ablage verloren.
• Ressourcenbindung für Standardaufgaben:
  Ein Großteil der Arbeitszeit floss in Routineaufgaben wie den Abgleich zwischen Buchungsportalen, die Pflege von Belegungs- und Reservierungslisten oder die Planung von Schichten und Housekeeping. Diese Tätigkeiten banden Kapazitäten im kleinen Team, die an anderer Stelle – etwa in der Gästebetreuung – besser aufgehoben wären.
• IT-Abhängigkeiten:
  Gleichzeitig bestand eine starke Abhängigkeit von funktionierenden Systemen. Fielen Programme oder Internetverbindungen aus, musste ad hoc auf improvisierte Fallback-Prozesse zurückgegriffen werden. Standardisierte Notfallroutinen, z. B. für Check-in oder Kassenführung bei Systemstörungen, waren noch nicht durchgängig definiert.

• Portal- / Channel-Management:
  Zentrale Maßnahme ist die Anbindung der gängigen Buchungsportale (z. B. Booking.com, Expedia) an ein Channel-Management-System. Neue Reservierungen werden automatisch im Property-Management-System (PMS) angelegt, Verfügbarkeiten und Raten werden systemseitig synchronisiert. Dadurch entfällt die doppelte Pflege von Daten, das Risiko von Überbuchungen sinkt deutlich und der Überblick über die Auslastung verbessert sich.
• Property Management System (PMS):
  Das Gästehaus nutzt ein zum Haus passendes PMS, das schlanker aufgestellt ist als das System im größeren SunParc Hotel. Es bildet die wichtigsten Kernprozesse ab – von der Reservierung über den Aufenthalt bis zur Abrechnung – und ist auf die Bedürfnisse eines kleineren Logis- und Frühstückshauses zugeschnitten.
• Systemgenerierte Listen:
  Reinigungs-, Frühstückslisten und Tagesübersichten werden per Knopfdruck aus dem System generiert, statt manuell auf Papier geführt zu werden. Das spart Zeit, vermeidet Übertragungsfehler und sorgt dafür, dass das Team jederzeit mit aktuellen Informationen arbeitet, etwa bei kurzfristigen Änderungen oder Stornierungen.
• Digitale Schicht- / Dienstplanung:
  Die Schicht- und Dienstplanung erfolgt strukturiert in einem digitalen Tool. So lassen sich Einsatzpläne im kleinen Team transparent abstimmen und bei Bedarf auch hausübergreifend nutzen. Änderungen werden zentral eingepflegt und sind für alle Beteiligten nachvollziehbar.
• Transparente, rechtskonforme Kassenprozesse:
  Die Kassenprozesse werden so gestaltet, dass sie transparent und rechtskonform ablaufen. Digitale Belege und eine klare Datenspur reduzieren „Papier-Schlupflöcher“ und schaffen Sicherheit – sowohl in der täglichen Abrechnung als auch in Hinblick auf Prüfungen und Dokumentationspflichten.
• „Human in the Loop“:
  Trotz eines hohen Automatisierungsgrads bleibt der persönliche Kontakt bewusst im Mittelpunkt. Begrüßung, das Eingehen auf individuelle Anliegen und eine ansprechende Betreuung vor Ort werden nicht durch Technik ersetzt, sondern durch sie unterstützt. Digitale Lösungen übernehmen Routine – das Team konzentriert sich auf die Momente, in denen echte Gastfreundschaft zählt.

• Self-Service-Check-in/-out:
  Perspektivisch setzt das Gästehaus auf schrittweise eingeführte Self-Service-Lösungen, etwa über Check-in-Kioske oder QR-basierte Prozesse. Eine digitale Gästemappe und vereinfachte, rechtssichere Meldescheine sollen den Anreiseprozess weiter verschlanken – sowohl für die Gäste als auch für das Team.
• Resilienz & Fallbacks:
  Parallel dazu werden klare Notfallprozeduren für Systemstörungen erarbeitet: standardisierte Back-up-Prozesse für Check-in und Check-out, vorbereitete Offline-Listen sowie Kassen-Fallbacks. Ziel ist eine hohe Resilienz: Auch bei Ausfällen bleibt der Betrieb handlungsfähig und die Servicequalität gesichert.
• Skalierung:
  Alle neu gestalteten Prozesse werden so entwickelt, dass sie hausübergreifend funktionieren und leicht reproduzierbar sind. Das erleichtert die Bewirtschaftung mehrerer Häuser mit vergleichbaren Standards und schafft eine Basis, um künftiges Wachstum effizient zu begleiten.

• Zeitgewinn und Fehlerreduktion:
  Durch die automatische Anlage der Buchungen und die synchronisierten Verfügbarkeiten wurden manuelle Arbeitsschritte reduziert. Das Team gewinnt Zeit, Übertragungsfehler werden deutlich seltener und das Risiko von Doppel- oder Überbuchungen sinkt.
• Weniger Papier, klare Datenspur:
  Der Papierverbrauch ist spürbar zurückgegangen. Digitale Dokumentation und strukturierte Daten sorgen für mehr Transparenz und Nachvollziehbarkeit – intern im Team ebenso wie gegenüber externen Stellen.
• Bessere Planbarkeit im kleinen Team:
  Dank digitaler Schicht- und Housekeeping-Planung sowie systemgenerierter Listen ist die Einsatzplanung im kleinen Team einfacher und verlässlicher geworden. Frühstück, Reinigung und andere Abläufe lassen sich besser koordinieren, spontane Änderungen können zügig eingearbeitet werden.

Kurzfazit

Das Gästehaus am Wasserpark zeigt, wie pragmatische Digitalisierung in einem kleinen Haus Transparenz, Effizienz und Skalierbarkeit ermöglicht – ohne den persönlichen Charakter zu verlieren. Durch gezielt eingesetzte Systeme, klare Prozesse und ein „Human in the Loop“-Verständnis gelingt es, Standardaufgaben zu automatisieren, Ressourcen zu schonen und gleichzeitig die persönliche Gastfreundschaft bewusst in den Mittelpunkt zu stellen.