Digital organisiert, persönlich beraten

Viele Abläufe im Unternehmen waren lange Zeit papierbasiert organisiert. Aufträge wurden handschriftlich aufgenommen, Dokumente physisch abgelegt und für die Buchhaltung in Ordnern gesammelt. Auch wenn einzelne Unterlagen bereits digital vorhanden waren, fehlte eine durchgängige digitale Struktur. Insbesondere die Buchhaltung, Warenwirtschaft und das Kundenmanagement waren zeitintensiv und stark von manuellen Prozessen geprägt.

In den vergangenen Jahren hat Bühler Bettsysteme zentrale Verwaltungsprozesse digitalisiert. Kundendaten werden heute systematisch digital erfasst, Aufträge strukturiert angelegt und vom Lieferschein bis zur Rechnung digital weiterverarbeitet. Eingehende Rechnungen werden nahezu vollständig digital empfangen und verarbeitet, sodass keine Papierordner mehr an das Steuerbüro übergeben werden müssen. Die Warenwirtschaft ist mit einem Online-Shop verknüpft. Artikel werden digital angelegt, inklusive Beschreibungen, Bildern und Beständen. Verkäufe werden automatisch verbucht, Wareneingänge digital nachgepflegt. Externe IT-Unterstützung wird punktuell genutzt, etwa bei technischen Störungen oder der Shop-Anbindung. Darüber hinaus existiert eine Cloud-basierte Datensicherung für den E-Mail-Verkehr.
Ein bewusster Zwischenschritt bleibt erhalten: Die Auftragserfassung erfolgt im Kundengespräch weiterhin handschriftlich. Dies wird als Teil der persönlichen Beratungskultur verstanden. Die Dokumente werden anschließend eingescannt und digital archiviert, sodass sie jederzeit abrufbar sind.
Erste Berührungspunkte mit KI bestehen bislang vor allem aus Neugier. Eine konkrete Integration in den Arbeitsalltag findet noch nicht statt, da der persönliche Kundenkontakt klar im Vordergrund steht.

Durch die Digitalisierung der Buchhaltung, Warenwirtschaft und Dokumentenablage konnte Bühler Bettsysteme seine internen Abläufe deutlich verschlanken. Informationen sind schneller verfügbar, Reklamationen lassen sich effizient bearbeiten und administrative Tätigkeiten nehmen weniger Zeit in Anspruch. Gleichzeitig bleibt die persönliche Beratung bewusst analog und nah am Kunden.
Für die Zukunft sieht das Unternehmen weiteres Potenzial, etwa bei der digitalen Unterschrift von Lieferscheinen oder Datenschutzvereinbarungen sowie in der Optimierung der Warenwirtschaft. Die größten Herausforderungen liegen dabei in begrenzten zeitlichen und personellen Ressourcen. Durch neue Mitarbeiter sollen Aufgaben künftig besser verteilt werden, sodass Digitalisierungsschritte gezielter weitergeführt werden können.
Digitalisierung wird bei Bühler Bettsysteme damit als pragmatischer Entwicklungsprozess verstanden: Schritt für Schritt, angepasst an die Größe des Unternehmens und immer mit dem Ziel, den Menschen nicht durch Technik zu ersetzen, sondern zu entlasten.