BFB (Gastronomie)

Die Mission von BFB ist es, wiederkehrende Standardprozesse in der Gastronomie – von der Bestellung über den Einkauf bis zur Buchhaltung – so weit wie möglich zu automatisieren und zu verschlanken. Gleichzeitig soll die „Guest Experience“ deutlich gestärkt werden: kürzere Wartezeiten, transparente Abläufe, verlässliche Qualität und ein reibungsloser Service. Digitale Systeme übernehmen Routinen und schaffen Überblick; das Team gewinnt Freiräume, um sich stärker auf die Gäste und die Stimmung im Restaurant und an der Bar zu konzentrieren.

• Dienstplanung / Schichtmodell komplex:
  Wie in vielen Gastronomiebetrieben sind mehrere Schichten und Rollen parallel zu besetzen: Läufer, Service/Kellner, Springer, Spüle, Koch plus Assistenz sowie Barpersonal. Die Dienstplanung ist dadurch anspruchsvoll und erfordert eine fein abgestimmte Personaleinsatzplanung.
• Volatilität durch Witterung & Außensitzplätze:
  Das Gästeaufkommen schwankt stark, vor allem aufgrund der wetterabhängigen Auslastung der Außenplätze (rund 100 Plätze). An warmen Tagen steigt der Personalbedarf kurzfristig, bei Regen oder Kälte sinkt er entsprechend. Ohne geeignete Planungsinstrumente erschwert diese Volatilität eine wirtschaftliche und gleichzeitig serviceorientierte Schichtplanung.
• Bestellung & Warenwirtschaft manuell:
  Bestellungen bei Lieferanten wurden klassisch per Telefon oder E-Mail ausgelöst, häufig gesammelt in einer „Nacht-Bestellrunde“. Echtzeit-Bestände waren nur begrenzt sichtbar, was die Steuerung von Wareneinsatz und Lagerbeständen erschwerte. Die fehlende Systemunterstützung erhöhte das Risiko von Überbeständen, Engpässen oder unnötigem Schwund.
• Papier- / Excel-Lastigkeit:
  Dienstpläne und Checklisten wurden teilweise in Excel erstellt und auf Papier weitergegeben. Das machte die Planung fehleranfällig, führte zu verschiedenen Versionen im Umlauf und bot den Mitarbeitenden wenig Self-Service-Möglichkeiten (z. B. für Schichttausch oder Einsicht in Einsatzzeiten).
• Buchhaltungsaufwand:
  In der Buchhaltung fielen viele Belege und Belegarten an, die manuell sortiert, zugeordnet und für die Auswertung aufbereitet werden mussten. Das kostete Zeit, band Ressourcen und verzögerte einen aktuellen Blick auf Kennzahlen.

• POS & Bestellprozess:
  Die Bestellung erfolgt entweder direkt am Tresen oder – unterstützt durch digitale Lösungen – vom Platz aus. Bestellungen werden unmittelbar in das Kassensystem (POS) eingegeben und fließen von dort direkt auf die Küchen- bzw. Bar-Displays. Laufwege im Service werden reduziert, Missverständnisse bei der Übermittlung von Bestellungen minimiert und die Geschwindigkeit im Ablauf erhöht.
• Warenwirtschaft & Einkauf:
  Die Bestandsführung erfolgt im System. Auf Basis von Verbrauchs- und Umsatzdaten werden Bestellvorschläge generiert. Anstatt nächtlicher Einzelanrufe bei verschiedenen Lieferanten kann eine Sammelbestellung per Klick ausgelöst werden. Das sorgt für mehr Transparenz über Lagerbestände, reduziert Schwund und unterstützt einen wirtschaftlichen Wareneinsatz.
• Buchhaltung:
  Für die digitale Belegverarbeitung und Auswertung setzt BFB auf sevDesk. Belege werden digital erfasst, verarbeitet und strukturiert bereitgestellt. Das reduziert manuelle Sortierarbeit, erleichtert die Zusammenarbeit mit Steuerberatung/Buchhaltung und ermöglicht schnellere Auswertungen zu Kosten- und Ertragsstrukturen.
• Dienstplanung & Self Service:
  Der Betrieb stellt von Excel auf ein spezialisiertes Dienstplanungstool um. Schichten und Rollen (Bar, Küche, Service, Springer etc.) werden im Tool geplant und transparent zugewiesen. Mitarbeitende können Schichten eigenständig tauschen oder Anfragen stellen. Das erhöht Flexibilität, Transparenz und Mitbestimmung im Team.
• Digitale SOPs & Checklisten:
  Standardisierte Arbeitsabläufe – etwa für Öffnung, Mise en Place, Reinigung und Kassenprozesse – werden als digitale SOPs (Standard Operating Procedures) und Checklisten in einer App hinterlegt. Alle Schritte sind dokumentiert, jederzeit abrufbar und werden bei Nutzung mit Datenspur protokolliert. Das erleichtert Einarbeitung, sorgt für einheitliche Abläufe und macht Qualitätsstandards überprüfbar.
• Franchise-Kontext:
  Im Franchise-Kontext unterstützt die Digitalisierung die Einhaltung von Marken- und Qualitätsstandards. Vorgaben, Templates und Reportingstrukturen werden digital bereitgestellt, sodass Abläufe an verschiedenen Standorten vergleichbar umgesetzt werden können. Das reduziert Interpretationsspielräume und stärkt ein einheitliches Markenerlebnis.

• Wetter- & Nachfrage-Forecasting:
  Künftig sollen Wetterdaten und Nachfrageprognosen stärker in die Personal- und Mise-en-place-Planung. Ziel ist es, Personal- und Wareneinsatz so zu steuern, dass Über- und Unterbesetzungen reduziert werden.
• Tiefere Integration der Systeme:
  Geplant ist eine engere Verzahnung von POS, Warenwirtschaft, Einkauf und Buchhaltung, d.h. möglichst durchgängige End-to-End-Prozesse ohne Medienbrüche. Bestellungen, Lagerbewegungen, Verkäufe und Buchungsdaten sollen zukünftig durchgängig digital abgebildet werden.
• Gäste-Journey erweitern:
  Die digitale Gäste-Reise soll schrittweise ausgebaut werden: QR-Order am Tisch, digitale Wartelisten, optionale Loyalty-Programme und automatisierte Feedback-Einholung sind mögliche Bausteine. So kann Service personalisierter, transparenter und komfortabler gestaltet werden.
• Kennzahlen-Cockpit:
  Perspektivisch soll ein zentrales Dashboard entstehen, in dem wesentliche Kennzahlen, wie z. B. Deckungsbeitrag I/Wareneinsatz, Personalquote, Speed of Service, gebündelt sichtbar werden. Dieses Kennzahlen-Cockpit soll helfen, operative Entscheidungen datenbasiert zu treffen und Entwicklungen frühzeitig zu erkennen.

• Schnellere Abwicklung im Service:
  Durch Tresen- bzw. Platzbestellung und die direkte Übermittlung an die Küchen-Displays werden Bestellungen schneller bearbeitet. Das verkürzt Wartezeiten und verbessert den Fluss zwischen Service, Küche und Bar.
• Weniger Fehler & Schwund:
  Die systemgestützte Bestandsführung und automatisierte Bestellvorschläge reduzieren Fehlbestände und Überbestellungen. Schwund und „vergessene“ Produkte im Lager werden verringert, der Wareneinsatz wird besser steuerbar.
• Entlastete Buchhaltung:
  Die digitale Belegverarbeitung über sevDesk nimmt der Buchhaltung manuelle Routineaufgaben ab. Belege stehen strukturiert zur Verfügung, Auswertungen können schneller erstellt werden und Rückfragen lassen sich einfacher klären.
• Planbarkeit & Mitarbeiterzufriedenheit:
  Das Dienstplanungstool erhöht die Planbarkeit für den Betrieb und das Team. Schichttausch-Funktionen und transparente Einsatzpläne tragen zur Flexibilität und Zufriedenheit der Mitarbeitenden bei und erleichtern die Abdeckung von Spitzenzeiten.

Kurzfazit

BFB zeigt, wie konsequente Prozess-Digitalisierung in der Gastronomie Restaurant- und Barabläufe beschleunigt, Kosten und Fehler reduziert und gleichzeitig die Servicequalität steigert. Durch digital unterstützte Dienstplanung, Warenwirtschaft, Buchhaltung und standardisierte Abläufe kann ein kleines Team hohe Flexibilität im Schichtbetrieb gewährleisten.